ดูระบบจัดซื้อจริงที่เราทำกดเปิดตัวอย่างใช้งานจริง
อ่านยังไง
แต่ละหมวดคือ 1 ความสามารถหลักที่ระบบจัดซื้อครบวงจรควรมี. ในแต่ละหมวดจะบอก ทำไมสำคัญหนึ่งบรรทัด ตามด้วย เช็กลิสต์ฟีเจอร์ละเอียด(เครื่องหมาย ✓สีเขียว = สิ่งที่ระบบควรทำได้). กวาดให้ครบทั้ง 8 หมวด แล้วคุณจะเห็นภาพว่า "ระบบจัดซื้อที่ครบจริง" หน้าตาเป็นยังไง
วงจรจัดซื้อ 1 รอบ — ฟีเจอร์ทั้ง 8 หมวดต่อกันเป็นเส้นเดียว
5 สเตจหลักไหลต่อกัน เอกสารผูกกันทุกใบ ไม่ต้องคีย์ซ้ำ — ผู้ขายที่ขึ้นทะเบียนไว้ ป้อนข้อมูลให้ทุกสเตจถัดไป
STEP 1ทะเบียนผู้ขายใครขาย ราคา เครดิต บัญชีโอน
STEP 2ขอซื้อ (PR)ใครขอ จำนวน เหตุผล อนุมัติ
STEP 3สั่งซื้อ (PO)เลือกเจ้า ดึงราคา ออก PO ส่ง
STEP 4รับของ (GR)ตรวจตรงกับ PO อัปสต๊อก
STEP 5ตั้งหนี้ & จ่ายจ่ายตามที่รับจริง ไม่ลืม
3 หมวดที่เกาะอยู่ทั้งเส้น: เปรียบเทียบราคา เสียบก่อนออก PO · ติดตามสถานะ และ ราคา & ประวัติ คอยอ่านข้อมูลจากทุกสเตจ · รายงาน สรุปทุกอย่างให้ผู้บริหารดู — ระบบที่ดีคือทุกสเตจ "คุยกัน" ไม่ใช่ 8 หน้าจอแยกขาดที่ต้องคีย์ซ้ำ
01ทะเบียนผู้ขาย (Supplier)
ทำไมสำคัญ:ผู้ขายคือฐานข้อมูลกลางของงานจัดซื้อ — รู้ว่าใครขายอะไร ราคาเท่าไร เงื่อนไขชำระยังไง ทำให้สั่งของได้เร็วและต่อรองเป็น
- ข้อมูลผู้ขายชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี ผู้ติดต่อ เบอร์โทร
- เงื่อนไขชำระเงินเครดิตกี่วัน (เงินสด/30/60 วัน) ต่อราย
- ราคาตามขนาดบรรจุเก็บราคาแยกตามแพ็ก/ขนาดที่สั่งได้
- รายการของที่ขายผูกว่าผู้ขายรายนี้ขายสินค้าตัวไหนบ้าง
- บัญชีรับเงินผู้ขายเลขบัญชีธนาคารสำหรับโอนจ่าย
- ขั้นต่ำการสั่ง (MOQ)จำนวน/ยอดขั้นต่ำที่ต้องสั่งต่อครั้ง
- แนบเอกสารผู้ขายใบจดทะเบียน ภพ.20 ใบเสนอราคาเก่า
- ค้นหา-กรองตามชื่อ ประเภทของ หรือสินค้าที่ขาย
เกณฑ์ขั้นต่ำ:ทุกผู้ขายต้องตอบได้ว่า "ขายอะไร ราคาเท่าไร เครดิตกี่วัน และโอนเข้าบัญชีไหน"
02ใบขอซื้อ (PR) → ใบสั่งซื้อ (PO)
ทำไมสำคัญ:การสั่งของต้องมีร่องรอย — ใครขอ ใครอนุมัติ สั่งอะไร เท่าไร — เพื่อกันสั่งมั่ว สั่งเกิน และเอกสารต้องเชื่อมต่อกันทั้งวงจร
- สร้างใบขอซื้อ (PR)ระบุของที่ต้องการ จำนวน เหตุผล ผู้ขอ
- แปลง PR เป็น POอนุมัติแล้วลากออกเป็นใบสั่งซื้อได้เลย
- อนุมัติตามวงเงินเกินยอดต้องผ่านหัวหน้า/เจ้าของก่อนออก PO
- ออกเลขอัตโนมัติเลข PR/PO รันต่อกัน ไม่ซ้ำ-ไม่ข้าม
- เลือกผู้ขาย + ดึงราคาเลือก supplier แล้วราคาขึ้นให้อัตโนมัติ
- คำนวณ VAT 7%รวมภาษีมูลค่าเพิ่มในใบสั่งซื้อให้
- พิมพ์ PO PDFมีโลโก้ ยอดรวม ตัวอักษรจำนวนเงิน ส่งผู้ขาย
- สถานะเอกสารร่าง/รออนุมัติ/สั่งแล้ว/รับครบ/ยกเลิก
กฎทอง:ของทุกชิ้นที่เข้าคลังควรมี PO รองรับ — ไม่มี PO = สั่งมั่ว ตรวจย้อนไม่ได้
ทำไมสำคัญ:ของเดียวกันแต่ละเจ้าราคาต่างกัน — ต้องเทียบหลายผู้ขายก่อนสั่ง เพื่อให้ได้ของถูกที่สุดในเงื่อนไขที่ยอมรับได้
- เทียบหลายผู้ขายราคาสินค้าเดียวกันจาก supplier หลายเจ้า
- เทียบราคาต่อหน่วยปรับให้เทียบกันได้แม้ขนาดบรรจุต่างกัน
- เห็นเงื่อนไขควบเครดิต ค่าส่ง MOQ ประกอบการตัดสินใจ
- ไฮไลต์เจ้าคุ้มสุดระบบชี้ราคาต่ำสุด/คุ้มสุดให้เห็นชัด
- เลือกแล้วออก POกดเลือกผู้ขายที่คุ้ม แล้วสร้างใบสั่งซื้อต่อ
- บันทึกใบเสนอราคาเก็บใบเสนอราคาที่ขอจากแต่ละเจ้าไว้
- ดูราคาล่าสุดดึงราคาที่เคยซื้อจริงมาเทียบกับที่เสนอใหม่
- เหตุผลการเลือกบันทึกว่าทำไมเลือกเจ้านี้ (ถ้าไม่ใช่ถูกสุด)
อย่าดูแค่ราคา:เจ้าถูกสุดอาจส่งช้าหรือของไม่ครบ — เทียบทั้งราคา เครดิต และความน่าเชื่อถือ
ทำไมสำคัญ:ของมาถึงต้องตรวจให้ตรงกับที่สั่ง — ครบไหม ชำรุดไหม รับเข้าคลังเท่าไร — ไม่งั้นจ่ายเงินค่าของที่ไม่ได้รับจริง
- รับเข้าคลังบันทึกของที่รับเข้า อัปสต๊อกอัตโนมัติ
- เทียบกับ POโยงใบรับของกับใบสั่งซื้อ ดูว่าตรงไหม
- รับบางส่วนของมาไม่ครบรับเท่าที่มา ค้างส่วนที่เหลือไว้
- ของไม่ครบ/ชำรุดบันทึกจำนวนขาด-ของเสีย แจ้งผู้ขาย
- ถ่ายรูปของที่รับเก็บหลักฐานสภาพของตอนรับเข้า
- ยอดค้างรับรู้ว่า PO ใบไหนยังรับของไม่ครบ
- ผู้รับของ + วันที่บันทึกใครรับ รับเมื่อไร ตรวจย้อนได้
- ปิด PO เมื่อรับครบรับครบแล้วระบบปิดใบสั่งซื้อให้เอง
กันรั่ว:ตั้งหนี้ตามของที่ "รับจริง" ไม่ใช่ตามที่ "สั่ง" — ของขาด/ชำรุดต้องไม่จ่ายเต็ม
ทำไมสำคัญ:ซื้อแล้วต้องจ่าย — ต้องรู้ว่าค้างเจ้าไหน เท่าไร ครบกำหนดเมื่อไร เพื่อไม่จ่ายเกิน ไม่จ่ายซ้ำ และไม่ลืมจ่ายจนเสียเครดิต
- เชื่อมเจ้าหนี้ (AP)รับของแล้วตั้งหนี้ขึ้นเจ้าหนี้อัตโนมัติ
- ครบกำหนดจ่ายคำนวณวันครบกำหนดตามเครดิตของผู้ขาย
- เตือนก่อนถึงกำหนดนับวันให้ ก่อนเลยกำหนดจ่าย
- จ่ายบางส่วนตัดยอดค้างจ่ายทีละงวดได้
- แนบสลิปจ่ายผูกหลักฐานการโอนกับใบตั้งหนี้
- กันจ่ายซ้ำเตือนเมื่อบิลใบเดิมถูกจ่ายไปแล้ว
- ยอดค้างจ่ายต่อรายรู้ว่าค้างเจ้าหนี้แต่ละเจ้าเท่าไร
- หัก ณ ที่จ่ายคำนวณ WHT ตอนจ่ายค่าบริการตามกฎภาษี
สัญญาณอันตราย:หนี้เลยกำหนดจ่ายเยอะ = เสียเครดิตกับผู้ขาย ระบบต้องเด้งเตือนก่อนถึงวัน
ทำไมสำคัญ:สั่งไปแล้วต้องรู้ว่าของถึงไหน — ใบไหนค้างส่ง ใบไหนเลยกำหนด — เพื่อตามผู้ขายได้ทันก่อนของขาดมือ
- PO ค้างส่งรวมใบสั่งซื้อที่ยังไม่ได้รับของครบ
- ของถึงไหนแล้วติดตามสถานะการจัดส่งต่อใบสั่งซื้อ
- วันที่คาดว่าจะได้รับระบุ ETA และเตือนเมื่อเลยกำหนด
- เลยกำหนดส่งไฮไลต์ใบที่ผู้ขายส่งช้ากว่าที่ตกลง
- ตามผู้ขายบันทึกการติดตาม/ทวงของในใบสั่งซื้อ
- มุมมองรวมทุกใบเห็นภาพรวมสถานะ PO ทั้งหมดในหน้าเดียว
- กรองตามผู้ขาย/สถานะดูเฉพาะที่ค้าง หรือเฉพาะเจ้าที่สนใจ
- แจ้งเตือนของใกล้ถึงเตือนทีมเมื่อใกล้วันรับของ
เกณฑ์ขั้นต่ำ:เปิดหน้าเดียวต้องตอบได้ว่า "ตอนนี้ค้างของกี่ใบ เจ้าไหน เลยกำหนดกี่ใบ"
ทำไมสำคัญ:รู้ว่าเคยซื้อของชิ้นนี้ราคาเท่าไร ทำให้ต่อรองเป็น จับราคาขึ้นผิดปกติได้ และต้นทุนสินค้าอัปเดตตามจริงเสมอ
- ประวัติราคาซื้อย้อนหลังดูราคาที่เคยซื้อจริงต่อสินค้า
- เทียบราคาข้ามผู้ขายเคยซื้อเจ้าไหนถูกกว่าในอดีต
- อัปต้นทุนสินค้าอัตโนมัติซื้อใหม่แล้วอัปต้นทุนให้เอง
- เตือนราคาขึ้นผิดปกติสะกิดเมื่อราคาแพงกว่าเดิมเยอะ
- ราคาเฉลี่ย/ต้นทุนถ่วงน้ำหนักคิดต้นทุนตามล็อตที่ซื้อ
- ราคาล่าสุดต่อผู้ขายดึงราคาล่าสุดของแต่ละเจ้ามาใช้
- กราฟแนวโน้มราคาเห็นว่าราคาวัตถุดิบขึ้น-ลงตามเวลา
- เชื่อมกับต้นทุนสินค้าราคาซื้อไหลเข้าไปคิดกำไรต่อหน่วย
คำถามต้องตอบได้:"ของชิ้นนี้ครั้งล่าสุดซื้อราคาเท่าไร เจ้าไหน" — ถ้าตอบไม่ได้ คือยังขาดส่วนนี้
ทำไมสำคัญ:ตัวเลขจัดซื้อบอกทิศทางต้นทุน — ซื้อจากใครมากสุด ของอะไรค้างรับ ราคาแนวโน้มเป็นยังไง — เพื่อวางแผนและคุมต้นทุนได้
- ยอดซื้อต่อ supplierซื้อจากเจ้าไหนมากสุดในรอบ
- ของค้างรับสรุป PO ที่ยังรับไม่ครบทั้งหมด
- แนวโน้มราคาราคาวัตถุดิบหลักขึ้น-ลงตามช่วงเวลา
- ยอดซื้อตามช่วงเวลาเทียบรายเดือน เห็นทิศทางต้นทุน
- ยอดซื้อตามสินค้า/หมวดของก้อนไหนกินงบจัดซื้อมากสุด
- ภาระจ่ายล่วงหน้าเจ้าหนี้ที่จะครบกำหนดในเดือนหน้า
- เปอร์เซ็นต์ส่งตรงเวลาวัดว่าผู้ขายเจ้าไหนส่งตรง/ส่งช้า
- ส่งออก/พิมพ์เอารายงานไปให้ผู้บริหารหรือบัญชีดูได้
เอาไปใช้จริง:รายงานที่ดีต้องทำให้ตัดสินใจได้ — เช่น รวมยอดซื้อกับเจ้าใหญ่เพื่อขอส่วนลด หรือหาผู้ขายสำรองเจ้าที่ส่งช้า
ทำได้จริง
ทั้งหมดนี้เราสร้างให้ได้จริง
ทั้ง 8 หมวดข้างบน — ตั้งแต่ทะเบียนผู้ขาย ใบขอซื้อ-ใบสั่งซื้อเลขไม่ซ้ำ เปรียบเทียบราคา รับของเทียบ PO ตั้งหนี้-กำหนดจ่าย ไปจนถึงประวัติราคาและรายงาน — คือสิ่งที่ระบบของเราทำได้ครบ และปรับให้เข้ากับธุรกิจคุณได้. ทักมาคุยว่าคุณอยากได้ส่วนไหนก่อน หรือเรียนสร้างเองกับเรา
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) FAQ
Qระบบจัดซื้อต้องมีอะไรบ้างถึงเรียกว่าครบ
ขั้นต่ำควรครบทั้งวงจร — ทะเบียนผู้ขาย, ใบขอซื้อ (PR) และใบสั่งซื้อ (PO), เปรียบเทียบราคา, รับของ (GR), ตั้งหนี้และกำหนดจ่าย, ติดตามสถานะการสั่ง, ประวัติราคา และรายงาน. ถ้าขาดส่วนใดส่วนหนึ่ง คุณจะคุมงานจัดซื้อได้ไม่ครบ — เช่น สั่งของเก่งแต่ลืมจ่ายจนเสียเครดิต หรือซื้อแพงโดยไม่รู้ว่าเคยซื้อถูกกว่าจากอีกเจ้า
QPR กับ PO ต่างกันยังไง ทำไมต้องมีทั้งคู่
ต่างกันที่ขั้นตอน. ใบขอซื้อ (PR)คือใบที่คนหน้างาน "ขอ" ให้จัดซื้อของ ระบุของที่ต้องการ จำนวน และเหตุผล ส่วน ใบสั่งซื้อ (PO)คือใบที่ "สั่งจริง" ส่งให้ผู้ขาย หลังผ่านการอนุมัติและเลือกผู้ขายแล้ว. การแยกสองใบทำให้มีร่องรอยว่าใครขอ ใครอนุมัติ ก่อนเงินจะออก กันการสั่งของมั่วและสั่งเกินงบ
Qรับของไม่ครบหรือของชำรุด ระบบช่วยยังไง
ตอนรับของ (GR) ระบบให้ เทียบของที่รับจริงกับใบสั่งซื้อ (PO)ทีละรายการ ถ้ามาไม่ครบก็รับเฉพาะที่มาแล้วค้างส่วนที่เหลือไว้ ถ้าของชำรุดก็บันทึกจำนวนเสียพร้อมถ่ายรูปเป็นหลักฐานแจ้งผู้ขาย. สำคัญคือระบบจะ ตั้งหนี้ตามของที่รับจริง ไม่ใช่ตามที่สั่งทำให้ไม่จ่ายเงินค่าของที่ยังไม่ได้รับหรือของที่ใช้ไม่ได้
Qระบบจัดซื้อช่วยให้ได้ของถูกลงจริงไหม
ช่วยได้สองทาง. ทางแรกคือ เปรียบเทียบราคาก่อนสั่ง — เทียบสินค้าเดียวกันจากผู้ขายหลายเจ้า ปรับเป็นราคาต่อหน่วยให้เทียบกันได้แม้ขนาดบรรจุต่างกัน แล้วชี้เจ้าที่คุ้มสุด. ทางที่สองคือ ประวัติราคาซื้อย้อนหลัง — รู้ว่าเคยซื้อชิ้นนี้ราคาเท่าไร ทำให้ต่อรองเป็นและจับได้เมื่อผู้ขายขึ้นราคาผิดปกติ พร้อมอัปต้นทุนสินค้าให้อัตโนมัติ
กลับห้องสมุด
