ดูระบบเอกสารจริงที่เราทำกดเปิดตัวอย่างใช้งานจริง
อ่านหน้านี้ยังไง
หน้านี้คือ เช็กลิสต์ความสามารถ ของระบบเอกสารที่สมบูรณ์ — แต่ละหมวดบอกว่าฟีเจอร์นั้น ทำไมสำคัญ แล้วไล่รายการที่ต้องมีด้วยเครื่องหมาย ✓ ทุกข้อในหน้านี้คือสิ่งที่ เราสร้างให้ได้จริง ไม่ใช่ทฤษฎี
01
แม่แบบเอกสาร (Templates)
ทำไมสำคัญ: ทุกธุรกิจออกเอกสารหลายชนิด ถ้าไม่มีแม่แบบมาตรฐานก็ต้องพิมพ์เองทุกใบ ผิดง่ายและหน้าตาไม่เหมือนกัน — แม่แบบทำให้ออกเร็ว ถูกฟอร์แมต และเป็นแบรนด์เดียวกันทั้งบริษัท
ใบเสนอราคา (Quotation)เสนอลูกค้าก่อนปิดการขาย แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ได้
ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล (Invoice)รวมหลายงานเป็นรอบเรียกเก็บได้
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)ออกตอนรับชำระจริง
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)เต็มรูป / อย่างย่อ ตามกฎสรรพากร
ใบสั่งซื้อ (PO)สั่งของจากผู้ขาย มี VAT รวม
ใบส่งของ / ใบกำกับสินค้าแนบไปกับของ ยืนยันการส่งมอบ
สัญญา / ข้อตกลงแม่แบบสัญญาพร้อมช่องกรอกเป็นตาราง
ปรับหัวเอกสารเองโลโก้ · ที่อยู่ · เลขผู้เสียภาษี · เบอร์ติดต่อ
02
ออกเลขเอกสาร (Numbering)
ทำไมสำคัญ: เลขเอกสารคือ "หลักฐานทางบัญชี-ภาษี" — สรรพากรต้องการเลขที่ รันต่อเนื่อง ไม่ข้าม ไม่ซ้ำ ถ้าเลขกระโดดหรือซ้ำเมื่อไหร่ คือปัญหาตอนตรวจสอบ ระบบที่ดีต้องคุมเรื่องนี้ให้เป็นอัตโนมัติ
เลขรันอัตโนมัติแบบ gaplessไม่ข้ามเลข-ไม่ซ้ำเลข แม้ออกพร้อมกันหลายคน
Prefix ตามประเภทQT- ใบเสนอราคา · INV- ใบแจ้งหนี้ · RC- ใบเสร็จ
แยกชุดเลขตามปีเริ่มนับใหม่ทุกปีบัญชี / รวมปีในเลข
ออกเลขตอน "ออกเอกสาร"ไม่ใช่ตอน draft — draft ที่ทิ้งไปจะไม่กินเลข
เลขล็อกหลังออกแล้วแก้เลขย้อนหลังไม่ได้ กันปลอมแปลง
คุมเลขชนกันตอนคนเยอะRPC ระดับฐานข้อมูล กันแย่งเลขเดียวกัน
จุดที่ระบบทั่วไปพลาดหลายระบบออกเลขตอนกด "สร้าง draft" พอลบ draft ทิ้ง เลขก็หาย → กลายเป็นเลขข้าม สรรพากรถาม. ระบบที่ถูกต้องต้องออกเลขตอน ยืนยันออกเอกสาร เท่านั้น
เลขข้าม-ซ้ำ → สรรพากรตั้งคำถาม
- ออกเลขตอนสร้าง draft INV-0007 แล้วลบทิ้ง → ใบจริงเด้งไป INV-0008 เลขหายไปหนึ่ง
- ให้พนักงานพิมพ์เลขเอง เผลอใส่ INV-0012 ซ้ำสองใบ
- สองคนกดออกพร้อมกัน ได้ INV-0015 เหมือนกันทั้งคู่
- แก้เลขย้อนหลังได้ → ปลอมแปลงเลขทีหลังได้
เลขเรียงต่อเนื่อง ตรวจผ่าน
- เลขออกตอนกด "ออกเอกสาร" จริงเท่านั้น draft ที่ทิ้งไม่กินเลข
- ฐานข้อมูลจองเลขถัดไปให้เอง คนพิมพ์เลขเองไม่ได้
- RPC จองทีละคน — 0015 ได้คนเดียว อีกคนได้ 0016
- เลขล็อกทันทีหลังออก แก้ย้อนหลังไม่ได้
03
อนุมัติก่อนออก (Approval)
ทำไมสำคัญ: เอกสารที่มีมูลค่าสูงไม่ควรให้ใครออกเองคนเดียว — ต้องมีคน "ตรวจก่อนปล่อย" กันพิมพ์ผิด กันราคาเพี้ยน กันทุจริต ระบบควรบังคับขั้นอนุมัติตามวงเงินที่ตั้งไว้
อนุมัติตามวงเงินเกินวงเงินที่ตั้งไว้ ต้องผ่านผู้อนุมัติก่อน
Maker–Checkerคนทำกับคนอนุมัติคนละคน แยกหน้าที่
บันทึกผู้อนุมัติ + เวลารู้ว่าใครอนุมัติ ตอนไหน
เหตุผลตอนตีกลับปฏิเสธพร้อมคอมเมนต์ ให้กลับไปแก้
อนุมัติผ่านมือถือ/LINEกดอนุมัติได้ทันทีไม่ต้องเปิดคอม
ออกเลขหลังอนุมัติเท่านั้นรออนุมัติผ่านค่อยกินเลขรัน
04
เก็บข้อมูล ณ เวลาออก (Snapshot)
ทำไมสำคัญ: ถ้าลูกค้าย้ายที่อยู่ หรือเราขึ้นราคาสินค้าทีหลัง เอกสารเก่าที่ออกไปแล้ว ต้องไม่เปลี่ยนตาม — มันเป็นหลักฐานของวันนั้น ระบบต้อง "ถ่ายภาพ" ข้อมูลล็อกไว้ในใบ ไม่ใช่ดึงสด
ล็อกข้อมูลผู้ซื้อชื่อ · ที่อยู่ · เลขผู้เสียภาษี ณ วันออก
ล็อกข้อมูลผู้ขายหัวบริษัทเรา ณ วันออก
ล็อกรายการ + ราคาแก้ราคาสินค้าทีหลัง ใบเก่าไม่เปลี่ยน
บันทึกผู้ออกเอกสารcreated_by — รู้ว่าใครเป็นคนออก
อ้างอิงเอกสารต้นทางใบเสร็จอ้างใบแจ้งหนี้ · ใบแจ้งหนี้อ้างใบเสนอราคา
แก้ของหลักไม่กระทบใบเก่าอัปเดต master data ได้อิสระ
05
คำนวณในเอกสาร
ทำไมสำคัญ: คำนวณ VAT หรือหัก ณ ที่จ่ายด้วยมือผิดบ่อย และผิดแล้วกระทบภาษีจริง ระบบต้องคิดเลขให้ครบถูกต้องตามกฎไทย พร้อมแปลงยอดเป็นตัวอักษรกันแก้ตัวเลข
ยอดรวมก่อน/หลังภาษีsubtotal → VAT → grand total อัตโนมัติ
VAT 7%แยก/รวมในราคา ตามที่ตั้งค่า
หัก ณ ที่จ่าย3% · 5% ตามประเภทค่าใช้จ่าย
ส่วนลดต่อรายการ / ทั้งบิล เป็น % หรือบาท
จำนวนเงินเป็นตัวอักษรbahtText "หนึ่งพันบาทถ้วน" กันแก้เลข
ปัดเศษถูกต้องยอดรวมตรงทุกหลัก ไม่เพี้ยนสตางค์
06
แนบไฟล์ & จัดหมวด
ทำไมสำคัญ: เอกสารหลักมักต้องมีหลักฐานประกอบ — สลิปโอน ใบรับรอง ภพ.20 ถ้าเก็บกระจัดกระจายก็หาไม่เจอตอนตรวจ ระบบต้องเก็บไฟล์แนบไว้กับใบ จัดหมวด และเก็บอย่างปลอดภัย
แนบเอกสารประกอบสลิปโอน · ใบ certificate · ภพ.20
จัดหมวดไฟล์แนบแยกประเภทเอกสาร หาง่าย
หลายไฟล์ต่อหนึ่งใบแนบได้ไม่จำกัด ผูกกับเอกสาร
เก็บใน storage ปลอดภัยลิงก์เซ็นชั่วคราว ไม่เปิดสาธารณะ
พรีวิว/ดาวน์โหลดเปิดดูไฟล์แนบได้จากในใบเลย
OCR อ่านบิลเข้าฟอร์มถ่ายบิล → ระบบเติมข้อมูลให้
07
ลายเซ็น & PDF
ทำไมสำคัญ: สุดท้ายเอกสารต้องถูกส่ง/พิมพ์ให้ลูกค้าหรือเก็บแฟ้ม — ต้องออกมาเป็นไฟล์ PDF หน้าตา A4 สวยพิมพ์ได้จริง มีลายเซ็น และพิมพ์ซ้ำได้เมื่อหาย
ลายเซ็นดิจิทัลลายเซ็นผู้มีอำนาจฝังในใบ
รูปแบบ A4 พิมพ์ได้เลย์เอาต์เป็นระเบียบ ตัดหน้าถูก
ดีไซน์มินิมอลอ่านง่ายหัวบริษัท · ตารางรายการ · ยอดรวมชัด
พิมพ์ซ้ำได้ออกใบเดิมซ้ำเมื่อต้นฉบับหาย
ส่งไฟล์ให้ลูกค้าดาวน์โหลด/แชร์ลิงก์ PDF
โลโก้คมในไฟล์โลโก้/หัวเอกสารแสดงครบใน PDF
08
ประวัติ & ตรวจสอบ (Audit)
ทำไมสำคัญ: "ใครแก้อะไร เมื่อไหร่" คือสิ่งที่ทั้งบัญชี ผู้สอบบัญชี และเจ้าของต้องการเวลามีปัญหา — ระบบต้องเก็บร่องรอยทุกการกระทำไว้ ย้อนดูได้ตลอด
เก็บทุกเวอร์ชันดูได้ว่าเอกสารเคยเป็นแบบไหน
บันทึกผู้ออก/แก้/ยกเลิกติดชื่อคนทำทุกการกระทำ
วันเวลาทุกเหตุการณ์timestamp ครบ ย้อนไทม์ไลน์ได้
ยกเลิกแบบมีร่องรอยvoid/cancel ไม่ใช่ลบหาย เก็บเหตุผล
หน้า audit viewerค้นดู trail ของแต่ละใบได้
สถานะเอกสารชัดร่าง · ออกแล้ว · ชำระแล้ว · ยกเลิก
09
สิทธิ์เข้าถึง
ทำไมสำคัญ: ไม่ใช่ทุกคนควรออกหรือเห็นเอกสารการเงิน — พนักงานทั่วไปออกใบเสนอราคาได้แต่ไม่ควรเห็นต้นทุน ระบบต้องคุมว่าใครทำอะไรได้ตามบทบาท
กำหนดสิทธิ์ตามบทบาทเจ้าของ · ผู้จัดการ · พนักงาน · บัญชี
ใครออกเอกสารได้บ้างจำกัดประเภทเอกสารต่อบทบาท
ใครเห็นได้บ้างซ่อนเอกสาร/ยอดเงินจากบางบทบาท
สิทธิ์รายเมนูเปิด/ปิดเมนูเอกสารต่อบทบาท
เพดานวงเงินรายคนออกเกินวงเงินต้องส่งอนุมัติ
ผู้สอบบัญชีดูอย่างเดียวเห็นได้แต่แก้ไม่ได้
10
ค้นหา & เชื่อมบัญชี
ทำไมสำคัญ: ปลายทางของเอกสารคือ "ตัวเลขในบัญชีและภาษี" — ถ้าต้องคีย์ใบกำกับเข้าโปรแกรมบัญชีซ้ำอีกรอบคือเสียเวลาและผิดง่าย ระบบที่ดีต้องให้เอกสารไหลเข้าบัญชี/ภาษีเองอัตโนมัติ
ค้นด้วยเลขเอกสารพิมพ์เลขเจอใบทันที
ค้นด้วยลูกค้า/ช่วงเวลากรองตามคู่ค้า สถานะ วันที่
เอกสาร → ลงบัญชีเองออกใบแล้วเข้ารายได้/รายจ่ายอัตโนมัติ
นับเข้าภาษีอัตโนมัติภพ.30 / ภงด. ตาม tax point
กระทบยอดธนาคารจับคู่ใบเสร็จกับเงินเข้าจริง
Export ออกได้ดึงรายการส่งบัญชี/สรรพากร
พรอมต์สั่ง AI สร้างระบบเอกสาร — ก๊อปไปใช้ได้เลย
เอาเช็กลิสต์ทั้งหน้านี้มาย่อเป็นสเปกเดียว วางใน Claude Code แล้วเติมเทคสแตก/ชนิดเอกสารที่ธุรกิจคุณใช้จริง
ช่วยออกแบบฐานข้อมูล + โครงระบบเอกสารธุรกิจให้ผม ต้องมี:
1. แม่แบบ: ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี (เต็มรูป/อย่างย่อ)
2. ออกเลขรันแบบ gapless ที่ระดับ DB (RPC จองเลข)
ออกเลขตอน "ยืนยันออกเอกสาร" เท่านั้น — draft ที่ลบทิ้งไม่กินเลข
prefix ตามชนิด (QT-/INV-/RC-) เริ่มนับใหม่ทุกปีบัญชี เลขล็อกหลังออก
3. snapshot ข้อมูลผู้ซื้อ-ผู้ขาย-รายการ-ราคา ณ วันออก
แก้ master data ทีหลัง ใบเก่าต้องไม่เปลี่ยนตาม
4. คำนวณ VAT 7% + หัก ณ ที่จ่าย 3%/5% + ส่วนลด + ยอดเป็นตัวอักษร (bahtText)
5. อนุมัติตามวงเงิน (maker–checker) ออกเลขหลังอนุมัติผ่าน
6. audit log: ใครออก/แก้/ยกเลิก + timestamp · ยกเลิกแบบ void เก็บร่องรอย
7. ออก PDF A4 พิมพ์ได้ มีลายเซ็นและโลโก้
เทคสแตก: [Supabase + Cloudflare Workers — ใส่ของคุณ]
เริ่มจากออกแบบตาราง + RPC ออกเลข gapless ให้ก่อน แล้วอธิบายว่ากันเลขชนยังไง
ทั้งหมดนี้ เราสร้างให้ได้จริง
ไม่ใช่เช็กลิสต์ในฝัน — ทุกฟีเจอร์ในหน้านี้คือสิ่งที่ระบบของเราทำได้แล้ว ตั้งแต่ออกเลขรัน gapless อนุมัติตามวงเงิน คำนวณ VAT/หัก ณ ที่จ่าย ไปจนเชื่อมเข้าบัญชีและภาษีอัตโนมัติ อยากเห็นว่าเข้ากับธุรกิจคุณยังไง ทักมาคุยได้เลย
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมเลขเอกสารต้องรันแบบไม่ข้าม-ไม่ซ้ำ (gapless)?
เพราะเลขเอกสารโดยเฉพาะ ใบกำกับภาษี เป็นหลักฐานทางภาษี สรรพากรกำหนดให้รันต่อเนื่อง ถ้าเลขกระโดดหรือซ้ำ จะถูกตั้งคำถามตอนตรวจสอบ ระบบที่ดีจึงต้องคุมการออกเลขที่ระดับฐานข้อมูล และออกเลขตอน "ออกเอกสาร" จริงเท่านั้น
snapshot ข้อมูลคืออะไร ทำไมต้องมี?
คือการ "ถ่ายภาพ" ข้อมูลผู้ซื้อ-ผู้ขายและรายการสินค้า ณ เวลาที่ออกเอกสาร แล้วล็อกไว้ในใบ ทำให้ถ้าภายหลังลูกค้าเปลี่ยนที่อยู่หรือเราขึ้นราคาสินค้า เอกสารเก่าจะไม่เปลี่ยนตาม ยังเป็นหลักฐานของวันนั้นได้อย่างถูกต้อง
ระบบอนุมัติเอกสารจำเป็นไหมสำหรับธุรกิจเล็ก?
จำเป็นเมื่อเอกสารมีมูลค่าสูงหรือมีพนักงานหลายคนออกเอกสารได้ การตั้ง อนุมัติตามวงเงิน ช่วยกันพิมพ์ผิด ราคาเพี้ยน และการทุจริต โดยตั้งเพดานได้ว่าต่ำกว่าเท่าไรออกได้เลย เกินกว่านั้นต้องให้หัวหน้าตรวจก่อน
เอกสารเชื่อมเข้าบัญชีอัตโนมัติได้จริงไหม?
ได้ เมื่อออกใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ ระบบจะลงรายได้-รายจ่ายและนับเข้าภาษี (ภพ.30/ภงด.) ตาม tax point ให้เอง รวมถึงกระทบยอดธนาคารจับคู่กับเงินเข้าจริง — ไม่ต้องคีย์ซ้ำ เข้าโปรแกรมบัญชีอีกรอบ
กลับห้องสมุด
